Pôle des affaires administratives et institutionnelles

Le pôle des affaires administratives et institutionnelles de la présidence, sous la responsabilité du Secrétaire Général l’université, a pour mission la gestion des affaires administratives, institutionnelles, du contentieux et des ressources humaines.
A ce titre, il est chargé notamment de :

LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Superviser, coordonner, organiser et assurer le suivi des actes liés à la gestion des ressources humaines en particulier :

• L’affectation des postes budgétaires aux établissements de l’université.
• L’organisation des concours de recrutement du personnel  administratif  et  technique de la présidence.
• La validation et la participation dans I’ organisation des recrutements des établissements universitaires.
• L’affectation du personnel dans les structures de l’université et la gestion des décisions de mutation.
• L’organisation des examens professionnels pour les personnels administratifs et techniques.

La gestion des carrières administratives du personnel :

• Coordination et initiation des actes de gestion avec les établissements concernées  (recrutement,  avancement,  promotion,   titularisation, mutation…) et suivi au niveau auprès du contrôle financier.
• Évaluation des personnels administratifs et techniques.
• Promotion des personnels.
• Délivrance des attestations et documents administratifs.
• Assiduité du personnel (absences, abondamment de poste, prélèvements sur les salaires…).
• Décisions disciplinaires.
• Gérer les dossiers archivés du personnel et des enseignants chercheurs de l’université (dossier   physique et données numériques) et la mise à jour des situations administratives.
• Traiter, organiser et exécuter les actes RH du personnel administratif -technique et enseignants chercheurs.
• Superviser les services administratifs du personnel (paie, contrats de travail, dossiers du personnel).
• Superviser et coordonner les opérations d’élections des membres des commissions paritaires et assurer le suivi de leurs travaux.
• Superviser, coordonner, organiser et assurer le suivi des actes lies à la nomination aux postes de responsabilité de l’université.
• Définir les besoins de l’université dans le domaine de la formation continue du personnel et en établir un programme annuel.
• Superviser, coordonner, organiser et assurer le suivi des formations continues des personnels administratifs et techniques.
• Gérer les relations avec les instances représentatives du personnel.

Les Affaires institutionnelles et contentieux

• Superviser, coordonner et organiser les opérations d’élections de représentants des personnels et des étudiants au sein des instances de gouvernance de l’université et des établissements universitaires.
• Superviser l’organisation des réunions des instances de gouvernance de l’université et assurer le secrétariat du conseil de l’université et du conseil de gestion.
• Assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions des instances de gouvernance de l’université.
• Assurer la coordination avec les différents établissements de l’université.
• Élaborer et archiver les règlements intérieurs de l’université, des établissements universitaires et de leurs instances de gouvernance.
• Assurer l’interface pour les questions administratives avec l’autorité de tutelle.
• Assurer la coordination avec les responsables des différentes structures administratives de l’université.
• Assurer la veille des textes juridique.
• Contribuer à l’élaboration des contrats et conventions de l’université et en assurer l’archivage.
• Gérer les actes relatifs au contentieux de l’université et coordonner le conseil juridique.
• Superviser et assurer les activités liées à l’accueil, l’information et l’orientation au sein de l’université au profit des visiteurs, des étudiants et des personnels.
• Gérer le bureau d’ordre et le flux des documents administratif à l’intérieur de l’université.
• Assurer la gestion et le suivi du dialogue social avec les partenaires sociaux, conformément à la legislation en vigueur.

LA GESTION DU PATRIMOINE

• Gérer le patrimoine mobilier et immobilier.
• Superviser et assurer le suivi des travaux de constructions, de réaménagement, d’entretien et de maintenances des bâtiments et des installations.
• Assurer le suivi des opérations d’acquisitions des terrains.
• Assurer le suivi des services universitaires en gestion déléguée.
• Superviser l’inventaire des biens immeubles et meubles.

Les Statistiques  de la planification et aide au pilotage

• Collecter, traiter, analyser et diffuser les statistiques de l’université relatives à I‘ensemble des aspects du système de l’enseignement supérieur.
• Réaliser les études prospectives et les mettre à la disposition des organes de décision les prévisions d’extension des activités de l’université en particulier en ce qui concerne les effectifs des étudiants.
• Superviser et assurer le suivi des opérations de contractualisation Etat/Université.
• Coordonner et assurer le suivi des activités de suivi de l’insertion des diplômés.

Le pôle administratif est dirigé par le secrétaire général de l’université et comprend :

La division des affaires générales

• Service des statistiques, de la planification et de l’aide au pilotage
• Service du patrimoine

La division des affaires administratives

• Service Ressources Humaines
• Service suivi institutionnel et du contentieux